Вакансии
В объявлениях о вакансиях и предложениях работы, опубликованный не на официальных сайтах ООН и прочих источниках, иногда утверждается, что работодатели связаны с Организацией Объединенных Наций. Просьба помнить, что Организация Объединенных Наций не требует оплаты на каком бы то ни было этапе подачи и рассмотрения заявлений.
Для каждой вакансии в объявлении указана контактная информация, по которой можно связаться и направить Вашу заявку. Других баз данных кандидатов ООН в России не ведет.
Administrative Assistant, G5 (ITU)
Агентство: ITU
Место работы: Москва
Форма контракта: Short-term
Крайний срок подачи заявок: 11.04.2023
DUTIES AND RESPONSIBILITIES
Under the direct supervision of the Regional Director, the incumbent performs the following duties:• Assists the Regional Office team with respect to communications, meetings, and overall workflow.
• Arranges appointments and maintains supervisor's calendar; welcomes staff members and visitors and answers their queries; screens incoming telephone calls and email requests; facilitates distribution of the external and internal enquires to the responsible team members and monitors response deadlines.
• Facilitates the administrative work by maintaining tracking systems for correspondence and documents, assisting the Regional Director to ensure that the work is done in accordance with corporate standards and within established deadlines and assisting in monitoring work progress.
• Maintains and updates a list of contacts such as: ministers, government officials, regulators and sector members etc. needed for the Regional Office; updates the ITU Global Directory with regards to the CIS countries.
• Provides administrative support in the organization of workshops, training, seminars, meetings and colloquiums; may be requested to travel to provide support during an event.
• Compiles background information and documents; facilitates preparation of briefing materials for the supervisor; drafts responses to written inquiries on general matters; processes and communicates sensitive information according to the ITU internal rules.
• Edits and formats documents and presentations in accordance with ITU guidelines and practices; makes informal translations from English to Russian and vice versa.
• Maintains Regional Office financial account (petty cash records).
• Assists in issuance and payment of contracts to the external suppliers and experts.
• Performs any other related duties as assigned by the Regional Director.
CORE COMPETENCIES
Applying Expertise; Effective Communication; Learning and Knowledge Sharing; Organizational Commitment; Results-Focused, and; Teamwork and Collaboration.FUNCTIONAL COMPETENCIES
Client and Service OrientationPlanning and Organising
TECHNICAL COMPETENCIES
Knowledge of telecommunications; Knowledge of financial accounting and reporting.QUALIFICATIONS REQUIRED
Education:Complete secondary education with a diploma OR complete equivalent technical or commercial studies with a diploma. For internal candidates, obligatory schooling in combination with ten years of qualifying experience may be accepted in lieu of complete secondary education with a diploma for promotion or rotation purposes.
Experience:
At least five years of experience in the field of the post. (A maximum of three years of studies in the field of the post and in a recognized school may replace the required experience on the basis of one year of education for one year of experience.)
Experience in the use of office tools (MS Office 365, incl. good use of Excel, PowerPoint and Outlook), ITU internal software or similar (e.g. CRM, SAP, ePPM), would be an advantage. Experience in the UN System would be an advantage.
Familiarity with the telecommunication sector in CIS countries would be an advantage. Experience in financial and budgetary issues is also desirable.
Languages:
Knowledge of Russian and English at advanced level. Knowledge of a third official language of the Union (Arabic, Chinese, Spanish, French) would be an advantage.
FULL INFORMATION ON THE VACANCY AND APPLICATION PROCESS CAN BE FOUND HERE
Карьеры в ООН
Одним из самых исчерпывающих ресурсов по поиску работы внутри Организации Объединенных Наций является сайт Карьеры в ООН.
Программа Добровольцев ООН (ДООН)
Программа осуществляет свою деятельность в 130 странах мира и в 2020 году насчитывалось 9400 добровольцев ООН, работающих в разных миссиях. Для того, чтобы стать международным добровольцем ООН, нужно быть старше 25, иметь диплом университета, иметь минимум два года релевантного опыта и свободно владеть одним из рабочих языков ДООН – английским, французским или испанским.
Национальным волонтером можно стать с 22 лет, но вакансии внутри страны являются более редкими, чем международные позиции.
Также существует программа онлайн-добровольцев.
Подробнее о возможностях программы Добровольцев ООН можно узнать на их официальном сайте.
УВКБ - Программа привлечения молодых профессионалов (Junior Professional Officer Programme)
Основные обязанности и ответственность
2. Составьте и подготовьте стандартную корреспонденцию и другие материалы по собственной инициативе или на основании инструкций, обеспечивая ясность содержания и соответствие применимым стандартам, и доработайте для подписания. Готовим черновики переводов корреспонденции и других документов. Переписать и отформатировать в окончательном виде самые разные документы.
3. Поддерживать и обновлять базы данных. Ввод данных и обработка рутинных административных действий в системе планирования ресурсов предприятия (ERP), связанных с отпусками, контрактами, заказами на поставку, обработкой платежей и / или командировками.
4. Оказывать поддержку в официальных поездках сотрудников, в том числе в организации проезда и проживания, допусках к службам безопасности, визовых требованиях и транспортировке личных вещей.
5. Обеспечение поддержки встреч и мероприятий, включая обработку административных действий в системе общеорганизационного планирования ресурсов (ERP), подготовку и распространение писем-приглашений, повесток дня и других материалов, организацию помещений для встреч и оборудования, организацию поездок, подготовку текущей сметы расходов и оказание поддержки и информация для участников по вопросам повседневного характера.
6. Зарегистрировать и направить почту, корреспонденцию и другие документы. Обрабатывайте исходящую почту, используя наиболее подходящий метод с точки зрения почтовых тарифов и правил. Поддерживать и организовывать системы хранения корреспонденции, документов, публикаций и / или справочных материалов. Планируйте и координируйте деятельность реестра Офиса по мере необходимости.
7. Отвечайте на обычные телефонные, электронные и личные запросы или обращайтесь к соответствующему контактному лицу / подразделению. Предоставляйте доступную информацию из офисных файлов и баз данных. Принимайте и направляйте посетителей и договаривайтесь о встречах.
8. Поддерживайте и обновляйте инвентарь канцелярских товаров. Убедитесь в наличии достаточных запасов и своевременно заказывайте расходные материалы. Держите складские помещения в порядке.
9. Будьте в курсе изменений соответствующих операционных правил, положений, политик, процедур, руководств и процессов и делитесь информацией с заинтересованными сторонами.
10. Выполнять другие соответствующие обязанности согласно поручению.
Минимальные требования
Образование: Окончание среднего школьного
Опыт: Минимум четыре года опыта работы в сфере общего администрирования и поддержки офиса.
Язык: Отличное владение английским языком. Практическое знание русского языка.
Знания и компетенции (технические / поведенческие): Знание общих офисных процедур и умение пользоваться стандартным офисным оборудованием.
Хорошее знание программного обеспечения для ПК (включая текстовый процессор, программное обеспечение для работы с электронными таблицами и презентациями), например Microsoft Office.
В дополнение к основным компетенциям МОТ [честность и прозрачность, чувствительность к разнообразию, ориентация на обучение и обмен знаниями, ориентация на клиента, коммуникация, ориентация на изменения, ответственность за производительность, ориентация на качество, сотрудничество], эта должность требует:
- Умение работать в рамках применимых правил, положений, политик и процедур.
- Возможность быстрой адаптации к новому программному обеспечению и системам.
- Возможность поиска, извлечения и сбора информации из различных источников.
- Умение составлять стандартную корреспонденцию.
- Возможность надлежащим образом отвечать на запросы по телефону, электронной почте и лично.•
- Возможность вести записи и файлы и обновлять базы данных.
- Внимание к деталям для выявления неточностей в данных.
- Высокая степень осмотрительности и чувство ответственности в конфиденциальных вопросах.
- Способность работать в мультикультурной среде и демонстрировать гендерно-чувствительное и недискриминационное поведение и отношения
Работа в ФАО
Основные обязанности и ответственность
2. Составьте и подготовьте стандартную корреспонденцию и другие материалы по собственной инициативе или на основании инструкций, обеспечивая ясность содержания и соответствие применимым стандартам, и доработайте для подписания. Готовим черновики переводов корреспонденции и других документов. Переписать и отформатировать в окончательном виде самые разные документы.
3. Поддерживать и обновлять базы данных. Ввод данных и обработка рутинных административных действий в системе планирования ресурсов предприятия (ERP), связанных с отпусками, контрактами, заказами на поставку, обработкой платежей и / или командировками.
4. Оказывать поддержку в официальных поездках сотрудников, в том числе в организации проезда и проживания, допусках к службам безопасности, визовых требованиях и транспортировке личных вещей.
5. Обеспечение поддержки встреч и мероприятий, включая обработку административных действий в системе общеорганизационного планирования ресурсов (ERP), подготовку и распространение писем-приглашений, повесток дня и других материалов, организацию помещений для встреч и оборудования, организацию поездок, подготовку текущей сметы расходов и оказание поддержки и информация для участников по вопросам повседневного характера.
6. Зарегистрировать и направить почту, корреспонденцию и другие документы. Обрабатывайте исходящую почту, используя наиболее подходящий метод с точки зрения почтовых тарифов и правил. Поддерживать и организовывать системы хранения корреспонденции, документов, публикаций и / или справочных материалов. Планируйте и координируйте деятельность реестра Офиса по мере необходимости.
7. Отвечайте на обычные телефонные, электронные и личные запросы или обращайтесь к соответствующему контактному лицу / подразделению. Предоставляйте доступную информацию из офисных файлов и баз данных. Принимайте и направляйте посетителей и договаривайтесь о встречах.
8. Поддерживайте и обновляйте инвентарь канцелярских товаров. Убедитесь в наличии достаточных запасов и своевременно заказывайте расходные материалы. Держите складские помещения в порядке.
9. Будьте в курсе изменений соответствующих операционных правил, положений, политик, процедур, руководств и процессов и делитесь информацией с заинтересованными сторонами.
10. Выполнять другие соответствующие обязанности согласно поручению.
Минимальные требования
Образование: Окончание среднего школьного
Опыт: Минимум четыре года опыта работы в сфере общего администрирования и поддержки офиса.
Язык: Отличное владение английским языком. Практическое знание русского языка.
Знания и компетенции (технические / поведенческие): Знание общих офисных процедур и умение пользоваться стандартным офисным оборудованием.
Хорошее знание программного обеспечения для ПК (включая текстовый процессор, программное обеспечение для работы с электронными таблицами и презентациями), например Microsoft Office.
В дополнение к основным компетенциям МОТ [честность и прозрачность, чувствительность к разнообразию, ориентация на обучение и обмен знаниями, ориентация на клиента, коммуникация, ориентация на изменения, ответственность за производительность, ориентация на качество, сотрудничество], эта должность требует:
- Умение работать в рамках применимых правил, положений, политик и процедур.
- Возможность быстрой адаптации к новому программному обеспечению и системам.
- Возможность поиска, извлечения и сбора информации из различных источников.
- Умение составлять стандартную корреспонденцию.
- Возможность надлежащим образом отвечать на запросы по телефону, электронной почте и лично.•
- Возможность вести записи и файлы и обновлять базы данных.
- Внимание к деталям для выявления неточностей в данных.
- Высокая степень осмотрительности и чувство ответственности в конфиденциальных вопросах.
- Способность работать в мультикультурной среде и демонстрировать гендерно-чувствительное и недискриминационное поведение и отношения